Протокол – зразок
Що таке протокол
Протоколи документують діяльність постійно діючих колегіальних органів, таких як колегії комітетів і міністерств, муніципальних органів управління, а також вчених, технічних, методичних рад. Крім того, наради, що проводяться керівниками структурних підрозділів, заступниками генерального директора, директора, також можуть протоколюватися.
Поширена складання протоколів для документування діяльності тимчасових колегіальних органів (конференцій, зборів, семінарів і т. д.).
Протокол оформляється секретарем на основі записів, які він вів на засіданні. Це можуть бути короткі записи, стенограма або диктофонні записи. Для підготовки протоколу секретар збирає до засідання тези доповідей і виступів, проекти рішень.
Протокол оформляється на загальному бланку.
Як складається протокол
Тема, дата і номер протоколу. Як заголовок протоколу вказується назва виду засідання. Дата протоколу відповідає даті наради. Якщо нарада по одному і тому ж питанню тривало кілька днів, оформлення дати включає період початку і завершення: наприклад, 21.07.2015 – 24.07.2015.
В якості індексу (номера) – порядковий номер засідання в межах календарного року або терміну повноважень колегіального органу.
Приклад
Протокол
наради керівників структурних підрозділів ТОВ «ТОВ»
Київ
22.12.2015
№548
У тексті протоколу містяться:
- Вступна частина – із зазначенням після заголовка прізвищ та ініціалів голови і секретаря. Вказуємо з нового рядка «Були присутні», приводячи перелік прізвищ та ініціалів посадових осіб, які були присутні під час засідання.
При присутності представників інших організацій, слід після слова «Були присутні» надрукувати з нового рядка «Запрошені» і перерахувати запрошених осіб, вказуючи перед кожним прізвищем назву організації та посаду. Наводиться у вступній частині протоколу порядок денний. У ній міститься список обговорюваних на засіданні питань, з закріпленням послідовності їх обговорення, прізвищ виступаючих.
Нумерується кожне питання порядку денного арабською цифрою, з формулюванням із застосуванням прийменників «О» або «Про». Наприклад, «Про підведення підсумків квартальних продажів» або «Про затвердження річного бюджету». Вказується по кожному пункту доповідач.
- Основна частина. Текст основної частини протоколу оформляється відповідно до порядку наради.
Короткий протокол: фіксація питань, що обговорювалися на засіданні, прізвищ доповідачів і затверджених рішень.
Зазвичай ведеться даний протокол при оперативних засіданнях. Повний протокол: фіксація не тільки прийнятих рішень і прізвищ спікерів, але також детальні записи змісту виступів і доповідей учасників нарад, всіх висловлених думок, озвучених реплік, питань позицій і зауважень. Завдяки повному протоколу можлива документація детальної картини засідання.
Текст протоколу при роботі з будь-якою формою буде ділитися на таку кількість розділів, скільки пунктів зазначено в порядку денному. Містяться в кожному розділі 3 частини, із зазначенням їх назви прописними буквами: «СЛУХАЛИ».
Наводиться в даній частині текст виступу. На початку тексту з новим рядком вказується в називному відмінку прізвище виступаючого. Відділяється запис виступу від прізвища за допомогою тире. Викладається виступ від 3-ї особи однини. Замість записи виступу можна вказати після прізвища «Запис виступу додається», «Текст доповіді додається». Доповіді в такому випадку повинні міститися в додатках до протоколу. Наприклад, СЛУХАЛИ: Ковальова О.М. – про дані виконання планів відділу продажів на 2-й квартал 2014-го року. Відзначив виконання плану на 150%.
«ВИСТУПИЛИ». З нового рядка в називному відмінку в цій частині вказується прізвище виступаючого – а після тире текст виступу або питання, якщо такий було встановлено доповідачу. Наприклад, ВИСТУПИЛИ: Амелін А.В. – потрібно провести підготовку програму навчання продавців силами штатних менеджерів.
«УХВАЛИЛИ» ( «ВИРІШИЛИ»). Відбивається в даній частині прийнята постанова з даного питання. Друкується текст резолютивній частині повністю в будь-якій формі протоколу. Зокрема:
УХВАЛИЛИ:
- Підвищення статутного капіталу на 20 мільйонів рублів.
- Затвердження проспекту емісії акцій, представленого Радою директорів.
- Внесення змін до Статуту компанії.
У голосуванні взяли участь 72 акціонера – власники звичайних акцій, також їх повноважні представники, що склало 87% голосів.
«За» – 69 голосів, «Проти» – 0 голосів, «Утрималось» – 3 голоси.
Недійсних бюлетенів – 0.
Рішення прийнято 69 голосами.
При цьому в тексті може бути виділена мова основного доповідача, учасників обговорення і постановляю частина, в якій було сформульовано рішення. Підписується протокол засідання секретарем і надається на підпис голові протягом трьох робочих днів після минулого засідання. Відокремлюються підписи від тексту трьома міжстроковими інтервалами. Друкується назва посади від кордону лівого поля, обмежуючи останню букву в прізвищі правим полем. Протокол повинен бути зареєстрований в день підписання головою.
Зразок протоколу
Товариство з обмеженою відповідальністю «Фрістайл»
ПРОТОКОЛ
загальних зборів учасників
“03” червня 2017 р
№ 4 / к
м. Київ
Про зміну директора
Голова – Бєляєва Христина Анатоліївна
Секретар – Мороз Валентина Петрівна
Були присутні: Тихонов Ігор Миколайович
ПОРЯДОК ДЕННИЙ:
1. Обрання директора Товариства.
2. Внесення змін до ЕГРЮЛ.
УХВАЛИЛИ:
1. 03 червня 2017 р звільнити з посади директора Товариства Мороз Валентину Петрівну. 04 червня 2017 р обрати новим директором Товариства Бєляєву Христину Анатоліївну.
2. Зареєструвати зміни в Інспекції ФРС України № 46 м по м. Києву. Призначити відповідальну за реєстрацію змін нового директора Товариства Бєляєву Христину Анатоліївну.
Голосували «ЗА» одноголосно всі учасники.
Голова Бєляєва / К.А. Бєляєва /
Секретар Мороз / В.П. Мороз /
