Зразок оформлення звіту

Трудовий процес складається з постановки завдань керівником і їх виконання співробітником компанії. Час від часу кожен працівник складає звіт про виконану роботу. Періодичність залежить від внутрішніх правил підприємства, також як і форма. Не варто недооцінювати значущість цього документа для керівництва.

У цій статті ми розглянемо те, як правильно оформити звіт про виконану роботу, зразок заповнення документа і деякі поради щодо його складання.

Чому потрібно вміти правильно відзвітувати про роботу

Робочий процес можна представити у вигляді складного механізму, в якому кожен співробітник компанії є шестерінки. У цьому прикладі керівник організації виступає інженером, який зобов’язаний стежити, щоб всі механізми працювали злагоджено і як можна швидше.

У реальному житті начальникам досить-таки складно оцінити, наскільки добре співробітники справляються зі своєю роботою, якщо вони не бачать результатів праці. Тому майже на всіх підприємствах керівництво зобов’язує кожного співробітника регулярно складати звіт про виконану роботу. Найчастіше цей документ створюється з періодичністю в 1 тиждень. Таким чином, начальство може побачити, чим займалися працівники, а також наскільки вони були корисні підприємству.

Неправильний приклад

Складається документ у вільній формі. Можливо, саме тому і зустрічається велика кількість звітів, які ні про що не говорять керівництву або змушують думати про те, що робітник не справляється з покладеними на нього функціями. При цьому конкретний співробітник може бути реальним трудягою і перевиконувати свій план. Виною всьому – неправильно складений звіт про виконану роботу. Зразок такого документа наведемо нижче.

Кому: начальнику планового відділу Іванову П. М.

Від кого: економіста 1 категорії планового відділу Петрова Ю. Р.

Вид документа: звіт про виконану роботу за період з 15.02.16 по 19.02.16 р

Було виконано наступне:

• здійснені хронометражі робочого часу виробничого цеху;
• внесені в робочу програму результати хронометражів;
• розраховані нові норми часу;
• складені відповіді на запити інспекцій з охорони праці, а також декількох клієнтів;
• прийнято участь в конференції з питань підвищення ефективності праці на підприємстві.

Дата складання: 19.02.16 р

Які бувають помилки?

Зазначений вище приклад чітко показує стандартні помилки при складанні подібного роду документів.

Основними з них є:

• відсутність переліку завдань, які ставилися на виконання;
• немає планів на наступний звітний період;
• відсутність конкретики;
• немає ніякого аналізу;
• безініціативність співробітника підкреслюється відсутністю пропозицій в своїй області роботи.

Підходящий варіант

Ймовірно, що з першого разу скласти якісний звіт не вийде. Для того щоб вам було легше це зробити, наводимо приклад того, як потрібно було написати звіт керівнику про виконану роботу, вказаний в першому прикладі:

Кому: начальнику планового відділу Іванову П. М.

Від кого: економіста 1 категорії планового відділу Петрова Ю. Р.

Звіт про результати праці за (15.02.16-19.02.16 рр.)

на звітний тиждень переді мною були поставлені такі завдання:

• Здійснити хронометраж робіт виробничого цеху, на які відсутні або застаріли діючі норми часу.
• На підставі проведених замірів підготувати до затвердження нові норми по роботах відповідного структурного підрозділу.
• Взяти участь в конференції з питань підвищення ефективності праці на підприємстві, запланованої на 18.02.2016 р, підготувати питання і пропозиції.

Всі поставлені завдання були виконані, а саме:

• проведено 5 хронометражів і складено таку ж кількість нових норм по роботах виробничо цеху;
• було прийнято участь в конференції, службова записка з пропозиціями додається.

Також проводилася робота з вхідною документацією, а саме:

• Складено 2 відповіді на запити ІОТ.
• Дано відповіді на листи гр. Юр’єва А. А., Жакова С. І., Мілеевой К. Б.

На період з 22.02.16 по 26.02.16 р запланована відрядження з метою перевірки роботи структурного підрозділу Печерської філії.

Дата складання: 19.02.16 р

Підпис: Петров Ю.Р.

Погодьтеся, що цей варіант звіту і читається краще, і керівництву видно, наскільки ж добре працює один із співробітників